Tilintarkastajan valinta ja vaihtaminen – näin prosessi etenee käytännössä
Osakeyhtiössä tilintarkastajan valitsee yhtiökokous, ja tilintarkastajaa voi vaihtaa myös kesken tilikauden. Näihin asioihin valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota.
Tilintarkastajan valinta on yritykselle tärkeä päätös, mutta itse prosessi on yleensä varsin suoraviivainen. Osakeyhtiössä tilintarkastajan valitsee yhtiökokous. Tilintarkastajaa voidaan myös vaihtaa, jos yhteistyö ei enää vastaa yrityksen tarpeita, palvelumalli muuttuu tai yritys tarvitsee esimerkiksi toimialaan, kasvuun tai yritysjärjestelyihin liittyvää erikoisosaamista.
Hyvä tilintarkastaja täyttää lakisääteisen tehtävänsä riippumattomasti, mutta asiakkaan näkökulmasta merkitystä on myös sillä, kuinka sujuvasti yhteistyö toimii vuoden aikana.
Kuka valitsee tilintarkastajan?
Osakeyhtiön tilintarkastajan valitsee yhtiökokous. Valinta kirjataan yhtiökokouksen pöytäkirjaan ja tilintarkastajan muutoksesta tehdään tarvittaessa ilmoitus kaupparekisteriin.
Yksityisessä osakeyhtiössä tilintarkastajan toimikausi jatkuu lähtökohtaisesti toistaiseksi, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä tai valinnan yhteydessä päätetä toisin. Kun uusi tilintarkastaja valitaan, uuden tarkastajan toimikausi alkaa lähtökohtaisesti valinnasta päättävän yhtiökokouksen päättyessä.
Jos yhtiölle valitaan vain yksi luonnollinen henkilö tilintarkastajaksi eikä tilintarkastusyhteisöä, on valittava myös varatilintarkastaja.
Voiko tilintarkastajan vaihtaa kesken vuoden?
Kyllä. Tilintarkastajan vaihtamista ei tarvitse ajoittaa tilikauden vaihtumiseen. Yhtiökokous voi päättää uuden tilintarkastajan valinnasta myös kesken tilikauden, kun päätös tehdään asianmukaisesti.
Käytännössä vaihto on usein helpointa suunnitella niin, että vastuut ja aikataulu ovat selviä ennen seuraavaa varsinaista tilintarkastusta. Uuden tilintarkastajan kanssa kannattaa sopia etukäteen, mistä tilikaudesta tai ajankohdasta alkaen hän vastaa tarkastuksesta.
Mihin tilintarkastajan valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota?
1. Osaaminen ja kokemus
Eri yritysmuodot, toimialat ja tilanteet asettavat tarkastukselle erilaisia vaatimuksia. Kasvuyhtiön, konsernin, asunto-osakeyhtiön tai esimerkiksi yritysjärjestelyitä aktiivisesti tekevän yrityksen tarpeet eivät ole täysin samanlaisia.
Tilintarkastusyhteisöltä kannattaa kysyä, kuka toimii päävastuullisena tilintarkastajana ja millaista kokemusta hänellä on yrityksen kaltaisista toimeksiannoista.
2. Palvelukyky ja aikataulut
Tilintarkastus on usein aikataulukriittinen prosessi. Tilinpäätös, rahoittajien tarpeet ja yhtiökokous voivat muodostaa tiukan aikataulun. Siksi kannattaa selvittää jo tarjousvaiheessa, millainen kapasiteetti tilintarkastajalla on ja miten aineiston toimittaminen sekä yhteydenpito käytännössä hoidetaan.
3. Digitaalinen toimintamalli
Tilintarkastus voidaan nykyisin hoitaa pitkälti digitaalisesti. Hyvä prosessi vähentää asiakkaan hallinnollista työtä: aineistopyynnöt ovat selkeitä, tiedot voidaan toimittaa turvallisesti ja tarkastuksen eteneminen on ennakoitavaa.
JTT:n tilintarkastusprosessi on rakennettu niin, että suuri osa tarkastuksesta voidaan toteuttaa etänä ja asiakas voi silti keskustella vastuullisen tilintarkastajan kanssa tarvittaessa.
4. Yhteydenpito
Tilintarkastaja ei ole yrityksen talousjohdon tai kirjanpitäjän korvaaja, mutta sujuva yhteydenpito helpottaa monia tilanteita. Jos tilikauden aikana syntyy kysymys esimerkiksi poikkeuksellisesta liiketapahtumasta, on hyödyllistä, että yhteys tilintarkastajaan toimii jo ennen tilinpäätösvaihetta.
JTT:llä asiakkaalla on tuttu vastuuhenkilö koko prosessin ajan. Normaali tilikauden aikainen puhelin- ja sähköpostikonsultaatio sisältyy palvelupaketin hintaan.
5. Hinta ja hinnoittelun läpinäkyvyys
Halvin tarjous ei automaattisesti ole kokonaisuutena edullisin. Hintaa vertaillessa kannattaa selvittää, mitä tarjoukseen sisältyy, miten lisätyöt hinnoitellaan ja millä perusteella hinta voi muuttua.
Erityisesti ensimmäisen vuoden tarkastuksessa uuden tilintarkastajan täytyy perehtyä yritykseen ja sen toimintaympäristöön. Hyvä tarjous kertoo mahdollisimman selkeästi, mihin hinta perustuu. Lue lisää: tilintarkastuksen hinta – mistä kustannus muodostuu?
Milloin tilintarkastajan vaihtamista kannattaa harkita?
Vaihtaminen voi olla ajankohtaista esimerkiksi silloin, kun:
- yhteydenpito on jatkuvasti hidasta tai epäselvää
- tarkastus ei valmistu sovitussa aikataulussa
- yrityksen koko tai toiminta on muuttunut olennaisesti
- tarvitaan uutta toimiala- tai yritysjärjestelyosaamista
- palvelun hinnoittelu ei ole ennakoitavaa
- yritys haluaa digitaalisen ja kevyemmän prosessin.
Tilintarkastajan riippumattomuus on aina säilytettävä. Siksi hyvä yhteistyö ei tarkoita sitä, että tilintarkastaja tekisi johdon päätöksiä, vaan sitä, että tarkastusprosessi ja viestintä toimivat tehokkaasti.
Näin tilintarkastajan vaihto etenee
- Pyydä tarjous uudelta tilintarkastajalta.
- Varmista uuden tarkastajan suostumus tehtävään.
- Tee valintapäätös yhtiökokouksessa.
- Kirjaa päätös pöytäkirjaan.
- Tee tarvittava muutosilmoitus kaupparekisteriin.
- Sovi uuden tilintarkastajan kanssa käytännön aikataulusta ja aineiston toimittamisesta.
JTT:llä asiakkaalle nimetään vastuullinen tilintarkastaja, joka toimii yhteyshenkilönä koko toimeksiannon ajan. Jos pohdit tilintarkastajan vaihtamista, ensimmäisessä keskustelussa voidaan käydä läpi nykyinen tilanne, aikataulu ja se, miten vaihto toteutetaan käytännössä. Lue lisää tilintarkastuspalveluistamme tai tarkista ensin tilintarkastusvelvollisuuden rajat.
